Kiedy masz firmę, możesz potrzebować asystenta do pomocy w zarządzaniu niektórymi zadaniami. Można określić dokładny poziom potrzebnej pomocy poprzez śledzenie różnych działań. Asystent może zająć się mniej pilnymi zadaniami. Na przykład, można zatrudnić kogoś do śledzenia kont w mediach społecznościowych, organizowania spotkań lub nagrywania spotkań.
Zadania mniej pilne (kwadrant #2)
Istnieją dwa główne rodzaje zadań: zadania pilne i zadania mniej pilne. Zadania pilne to takie, które wymagają natychmiastowej uwagi i powinny być wykonane natychmiast. Natomiast zadania mniej pilne mogą być zaplanowane do późniejszego wykonania. Niezależnie od rodzaju zadania, ważne jest, aby utrzymać komunikację z osobami decyzyjnymi. Podobnie ustalenie godziny i daty spotkań pomoże Ci uniknąć prokrastynacji.
Jeśli masz duże obciążenie pracą, może to wpłynąć na Twoje relacje z pracownikami i spowolnić rozwój Twojej firmy. Możesz też narzekać, że spychasz mniej ważne zadania na inne osoby. Powinieneś skupić swój czas na pilnych i ważnych zadaniach.
Zadania wrażliwe na czas to te najważniejsze. Mogą one obejmować decyzje o wprowadzeniu na rynek nowego produktu lub złożeniu propozycji klientowi. Jeśli te zadania nie zostaną potraktowane priorytetowo, ryzykujesz utratę cennego biznesu. Ewentualnie możesz być zmuszony do odrzucenia niektórych ważnych projektów, ponieważ nie potrafisz dobrze zarządzać swoim czasem.
Niezależnie od tego, czy znajdujesz się na środku, czy na dole macierzy Eisenhowera, istnieją pewne zadania, które są mniej pilne niż inne. Zadania te pomogą Ci osiągnąć długoterminowe cele, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jeśli nie masz czasu na wykonanie tych zadań, dobrym pomysłem jest zatrudnienie asystenta.
Macierz Eisenhowera pomoże Ci ustalić priorytety zadań w Twojej firmie. W macierzy Eisenhowera możesz podzielić te zadania na cztery kwadranty: pilne (kwadrant #1), ważne (kwadrant #2) i mniej pilne (kwadrant #3). Cele Twojej firmy powinny być najwyższym priorytetem i wszystkie inne zadania powinny się na tym opierać.
Powinieneś również zatrudnić asystenta, który zajmie się mniej pilnymi (Kwadrant #2) zadaniami. Zadania te są często zaniedbywane ze względu na znaczenie pierwszych czterech kwadrantów. Zadania te powinny być zaplanowane. Jeśli masz zbyt wiele pilnych zadań, jest to znak, że coś jest nie tak. Ewentualnie możesz je oddelegować członkowi swojego zespołu.
Jeśli czujesz się przytłoczony ilością zadań, spróbuj je skategoryzować według pilności i ważności. Mniej pilne zadania powinny być zaplanowane w pierwszej kolejności.
Osobiści asystenci
Jako menedżer, powinieneś dokładnie rozważyć potrzeby swojego asystenta. Można zatrudnić kogoś do wykonania konkretnego zadania, ale trzeba się upewnić, że można go dobrze wyszkolić. Trzeba znać ich mocne i słabe strony. Jeśli zatrudniasz nowego pracownika, upewnij się, że jesteś w stanie zaoferować mu konstruktywną informację zwrotną. Jeśli nie ma pewności, czy należy zatrudnić nowego asystenta, należy poprosić obecnych pracowników o opinie.
Niektóre zadania można również zlecić asystentowi. Możesz potrzebować pomocy przy zadaniach, które nie wymagają wysokich umiejętności technicznych. Odpowiedni asystent może pomóc w takich zadaniach, jak ponowne zamawianie materiałów biurowych lub podnoszenie filiżanki kawy. Na przykład, możesz zlecić prowadzenie księgowości swojemu osobistemu asystentowi, podczas gdy on pomoże Ci w innych aspektach Twojej działalności.
Inną zaletą zatrudniania asystenta jest to, że daje ci więcej czasu na inne rzeczy. Oznacza to, że będziesz miał więcej czasu na sprzedaż i innowacje. Można również zatrudnić asystenta na pół etatu, co kosztuje mniej niż zatrudnienie pracownika na pełny etat, ale może nie obejmować świadczeń.
Zatrudniając asystenta, upewnij się, że przekazujesz mu swoje oczekiwania. Jeśli jasno określimy swoje cele i zadania, asystent będzie mógł je przewidzieć i poświęcić nam więcej czasu. Nie chcemy przytłaczać asystenta zbyt dużą ilością zadań, ale powinniśmy dać mu poczucie odpowiedzialności i autonomii.
Jeśli masz wiele zadań do zarządzania, zatrudnienie wirtualnego asystenta pozwoli Ci poświęcić więcej czasu na realizację podstawowych celów, co jest najważniejszym czynnikiem sukcesu firmy. To ostatecznie spowoduje większy ROI w czasie. Wirtualny asystent może również pomóc Ci uzyskać więcej zrobić w tej samej ilości czasu, co Ty.
Ponadto, zatrudnianie wirtualnego asystenta dla swojej firmy pozwala zatrudnić odpowiednią osobę do obsługi zadań, które twoje wewnętrzne pracownicy nie mogą. Ponieważ nie będziesz musiał poświęcać czasu na szkolenie nowych pracowników, możesz zamiast tego skupić się na swojej podstawowej działalności. Wirtualny asystent może pomóc Ci zarządzać swoim czasem i skupić się na rozwoju firmy.
Asystenci administracyjni
Zatrudnienie asystenta administracyjnego wymaga kilku różnych umiejętności. Wielu menedżerów zatrudniających nie zatrudnia ich, dopóki nie mają dużej puli kandydatów. Jednak dzięki szybkiemu ustawieniu rozmów kwalifikacyjnych, wskaźniki zatrudnienia mogą wzrosnąć. Jeśli chcesz zatrudnić asystenta administracyjnego, oto kilka wskazówek, jak zdobyć najlepszego możliwego kandydata.
Zatrudnienie asystenta administracyjnego może uwolnić Twój czas, aby skupić się na najważniejszych zadaniach. Wielu liderów biznesu próbuje wziąć na siebie zbyt wiele pracy. Niestety, może to być szkodliwe dla rozwoju firmy. Asystent administracyjny będzie w stanie obsłużyć wszystkie zadania biurowe i pozwoli zespołowi skupić się na tych ważniejszych.
Zatrudniając asystenta administracyjnego, należy wcześniej określić swoje potrzeby. Najlepiej jest nakreślić zadania, za które dana osoba będzie odpowiedzialna oraz istotne kwalifikacje, które powinna posiadać. Pomoże to określić, czy potrzebny jest tylko jeden pracownik, czy kilka. Ponadto pomoże to określić, czy należy zatrudnić asystenta administracyjnego na umowę o pracę, czy na stałe.
Asystenci administracyjni mogą być również nieocenione, jeśli chodzi o budowanie relacji z klientami. Ponieważ małe firmy niekoniecznie dysponują środkami na zatrudnienie pełnoprawnego zespołu obsługi klienta, zatrudnienie asystenta administracyjnego może być cennym dodatkiem. Może on także pomóc w przygotowaniu prezentacji PowerPoint, wyszukiwaniu danych i pisaniu przemówień.
Zatrudniając asystenta administracyjnego, warto upewnić się, że opis stanowiska podkreśla kulturę firmy. Dzięki temu kandydat będzie w stanie zrozumieć wizję i kulturę firmy oraz dostrzeże rolę, jaką będzie odgrywał. Dostarczenie właściwych informacji i podkreślenie ogólnego obrazu sytuacji sprawi, że asystent administracyjny będzie się wyróżniał wśród innych kandydatów.
Zatrudnienie asystenta administracyjnego jest ważne, jeśli chcesz, aby Twoja firma się rozwijała. Nie tylko pomogą Ci w wielu zadaniach, ale będą również służyć jako centralny węzeł komunikacyjny w firmie. Mogą one pomóc w radzeniu sobie z wieloma klientami, odpowiedzieć na pytania od potencjalnych klientów i usprawnić swój harmonogram.
Wirtualni asystenci
Wirtualni asystenci mogą być wykorzystywane do obsługi różnych zadań. Na przykład wirtualny asystent może powiadomić innych o zmianie harmonogramu lub potwierdzić, że spotkanie nadal się odbywa. W środowisku biznesowym wielu właścicieli firm nie ma czasu, aby poświęcić się tworzeniu procesów, które sprawią, że ich firma będzie działać bardziej efektywnie.
Przed zatrudnieniem wirtualnego asystenta należy najpierw ustalić rodzaj pracy, którą musi wykonać asystent. Powinna to być relacja 1:1 z wirtualnym asystentem. Pomaga, jeśli można spotkać się z asystentem regularnie za pośrednictwem połączenia wideo. W ten sposób można ocenić osobowość tej osoby.
Zatrudnienie wirtualnego asystenta może uwolnić Twój czas na ważniejsze zadania. Jest to również opłacalne w porównaniu z zatrudnieniem pracownika na pełen etat. Wirtualny asystent może również pomóc Ci przy wprowadzaniu danych, projektach technicznych i zadaniach administracyjnych. Można nawet zatrudnić wirtualnego asystenta do stworzenia firmowego filmu wideo dla swojej firmy.
Zatrudniając wirtualnego asystenta, należy określić jasne oczekiwania i dać mu jasny harmonogram wykonania powierzonych zadań. Osoba ta powinna być również dostępna w przypadku informacji zwrotnych i pytań. Ustalając jasne oczekiwania, można mieć pewność, że wirtualny asystent wykona dla nas dobrą pracę.
Zatrudnienie wirtualnego asystenta to dobry pomysł z wielu powodów. Wirtualny asystent nie tylko pomoże Ci zaoszczędzić czas, ale także sprawi, że Twoja firma będzie działać sprawniej i wydajniej. Zapewnia też dodatkowy czas, który można poświęcić na rozwój produktów, wzmacnianie relacji biznesowych i tworzenie czasu wolnego.
Wirtualny asystent to świetna opcja dla firm, które nie są gotowe na zatrudnienie stałego pracownika. Ponieważ pracują oni jako niezależni wykonawcy, kosztują mniej niż zatrudnienie stałego pracownika. Nie są też ograniczeni godzinami pracy. Mogą pracować z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. Ta elastyczność może być dużą zaletą dla małych firm, które dopiero zaczynają.
Zobacz także:
- Ulgi i dodatkowe świadczenia przysługujące dziecku z adhd w szkole
- Project manager zarobki – ile możesz zarabiać na tym stanowisku?
- Ile zarabia dentysta? – Co wpływa na zarobek?
- Dlaczego warto szkolić pracowników?
- Szkoła gastronomiczna – jak zdecydować, jaką firmę otworzyć po szkole gastronomicznej
