Rola sekretarki w firmie może być różna, w zależności od charakteru działalności. Niektóre obowiązki obejmują nagrywanie spotkań, utrzymywanie materiałów biurowych, interakcje z klientami i klientami oraz śledzenie trendów regulacyjnych. Ale niezależnie od roli, wszyscy wykonują ważne zadania, dzięki którym ich firmy działają sprawnie.
Sporządzanie i rejestrowanie protokołów spotkań
Sporządzanie i rejestrowanie protokołów spotkań jest kluczową częścią pracy sekretarki. Osoba ta jest odpowiedzialna za dokumentowanie przebiegu zebrania i musi znać zasady i politykę zarządu. Ponadto protokół powinien być krótki i jasno określać, jakie działania lub decyzje zostały podjęte podczas spotkania. Sekretarz powinien również wykazać się dobrym osądem przy podejmowaniu decyzji o tym, co należy zapisać.
Sporządzając i zapisując protokół z zebrania, sekretarz powinien być dokładny i precyzyjny. Niedokładne lub zbyt skąpe informacje mogą sprawić, że protokół będzie trudny do odczytania i przyswojenia. Ważne jest również, aby być pewnym siebie w pisaniu i znać biznes, aby mogła dokładnie przedstawić decyzje podjęte na spotkaniu.
Protokół jest istotną częścią spotkania i musi dokładnie zapisywać wydarzenia, które miały miejsce. Protokół powinien zawierać wszystkie decyzje i działania podjęte przez komitet, a nie tylko dyskusję. Sekretarz powinien również odnotować, czy grupa wezwała do przeprowadzenia dodatkowego dochodzenia. Protokół powinien również zawierać informację, czy któryś z członków wstrzymał się od głosu lub wyraził sprzeciw wobec spotkania.
Protokół ze spotkania powinien zawierać również nazwę organizacji organizującej spotkanie. Korzystanie z laptopa jest najwygodniejszym sposobem sporządzania protokołów. Jeśli jednak komputer nie jest dostępny, można używać długopisu i papieru. Innym sposobem na zapewnienie dokładności jest dyktafon cyfrowy. Protokół ze spotkania może być później zmieniony, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Protokoły są ważne, ponieważ pozwalają ludziom spojrzeć wstecz i zweryfikować decyzje podjęte na spotkaniu. Umożliwiają również przekazanie informacji osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu. Protokoły są również istotną częścią sprzedaży przedsiębiorstwa. Posiadanie papierowej ścieżki regularnych spotkań da potencjalnym nabywcom większe poczucie zaufania do zarządzania firmą i pomoże uzyskać za nią dobrą cenę.
Protokoły z posiedzeń powinny być łatwe do odczytania. Sekretarz powinien unikać umieszczania osobistych komentarzy i trzymać się faktów. Protokół z posiedzenia zarządu powinien również zawierać nazwiska osób, które wstrzymały się od głosu lub miały konflikt interesów.
Utrzymanie materiałów biurowych
Główną rolą sekretarki w firmie jest pomoc w prowadzeniu biura poprzez wykonywanie obowiązków administracyjnych, prowadzenie ewidencji materiałów biurowych oraz zamawianie materiałów, gdy ich zabraknie. W niektórych biurach sekretarka zajmuje się również obsługą poczty przychodzącej i konserwacją materiałów biurowych. Praca ta wymaga doskonałych umiejętności zarządzania czasem i zdolności do wielozadaniowości przy minimalnym nadzorze.
Współdziałanie z klientami i klientami
Rola sekretarki obejmuje współdziałanie z klientami i klientami. Musi ona być w stanie sprawnie komunikować się, zachowując profesjonalną postawę. Sekretarka musi również umieć dyskretnie obchodzić się z informacjami prywatnymi. Ważnym aspektem tej roli jest witanie klientów i klientek z pogodnym usposobieniem. Powinna również być w stanie profesjonalnie obsługiwać trudnych ludzi. Ponadto sekretarka musi być skłonna do współpracy ze wszystkimi pracownikami firmy.
Zadaniem sekretarki jest pomoc w codziennym funkcjonowaniu firmy. Może ona wykonywać różne zadania, takie jak pisanie raportów, negocjowanie cen mebli biurowych, przyjmowanie nowych pracowników, wprowadzanie danych i załatwianie spraw. Powinna być zdolna do wielozadaniowości, być wysoce zorganizowana, przyjazna i posiadać dobre umiejętności komunikacyjne. Ponadto sekretarka powinna być dyskretna i szanować poufność innych pracowników.
Śledzenie trendów regulacyjnych
Rola sekretarki w firmie obejmuje bycie na bieżąco ze zmieniającymi się trendami regulacyjnymi oraz wymaganiami inwestorów i klientów. Sekretarka musi również aktywnie zarządzać strategią firmy. Na przykład sekretarz musi być na bieżąco z zagadnieniami dotyczącymi środowiska, społeczeństwa i zarządzania (ESG), które są coraz ważniejsze w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie. Różne branże mają różne priorytety w tym obszarze. Jednak wszystkie firmy są oceniane na podstawie tego, jak dobrze radzą sobie z tymi kwestiami.
Rola sekretarza ewoluowała na przestrzeni lat, niosąc ze sobą coraz większą liczbę obowiązków. Poza prowadzeniem dokumentacji wewnętrznej sekretarz pełni rolę dyrygenta orkiestry w organizacji, skupiając zespoły zajmujące się kwestiami związanymi z zarządzaniem i zatrudnieniem, podatkami i zrównoważonym rozwojem.
Zobacz także:
- Sekretarka szkolna – obowiązki i zadania w placówce oświatowej
- Sekretarka w szkole – czy pracuje w wakacje?
- Młodszy specjalista ds kadr i płac – najważniejsze informacje
- Czy powinieneś zatrudnić asystenta w swojej firmie?
- Przepisy OSHA i wymagania dla pracodawców
