Podczas planowania harmonogramu pracownika należy pamiętać o kilku kwestiach. Należą do nich wrażliwe na bezpieczeństwo pozycje, które wymagają odpoczynku między zmianami i ile godzin pracownik może pracować w jednym tygodniu. Ponadto, niektóre przepisy mają ograniczenia dotyczące liczby godzin, które pracownik może pracować i ile czasu pracownik musi wziąć off między zmianami. Jest to również dobry pomysł, aby zapewnić pracownikom z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem przed dokonaniem zmian w harmonogramie pracownika. Pozwoli to im zaplanować inne zobowiązania wokół ich harmonogramu pracy.
Rozważania
Tworząc harmonogram pracownika, należy pamiętać o kilku rzeczach. Po pierwsze, harmonogram pracownika powinien być elastyczny, który równoważy potrzeby zarówno firmy, jak i pracownika. Po drugie, powinien być łatwy do zrozumienia dla pracownika. Jeśli harmonogram jest mylący, pracownik prawdopodobnie będzie miał do niego pretensje. Ważne jest również, aby wprowadzić skuteczny system komunikacji, aby pracownicy rozumieli harmonogram i jego konsekwencje.
Kolejnym czynnikiem branym pod uwagę podczas planowania harmonogramu pracownika jest jego dostępność. Jeśli stale się spóźnia, może to być oznaką większego problemu, którym należy się zająć. Jeśli doświadczasz tego problemu, porozmawiaj ze swoimi pracownikami prywatnie i zaoferuj im pomoc. Ponadto, nie bój się wypróbować nowe rozwiązania planowania, takie jak podzielone zmiany. Podzielona zmiana może być skutecznym sposobem na rozwiązanie problemów z zasięgiem i uniknięcie konfliktów planowania.
Przed planowaniem harmonogramu pracownika, poświęć trochę czasu na przegląd poprzednich harmonogramów. To nie tylko pomoże Ci zrobić dokładny harmonogram na pierwszą próbę, ale będzie również w stanie zidentyfikować wszelkie wzorce. Na przykład, jeśli są zmiany, które są bardziej zajęte niż inne, upewnij się, że pracownicy nie pracują zbyt wiele godzin w tych czasach.
Wreszcie, ważne jest, aby śledzić płatny czas wolny. Nie wiedząc, czy pracownicy zarobili na czas wolny, nie możesz być pewien, czy będą mogli go wykorzystać. Nie należy również zmuszać pracowników do przyjęcia zbyt sztywnego dla nich harmonogramu. Nie powinni być zmuszeni do pójścia wbrew swoim życzeniom. I jeśli to możliwe, zaoferować elastyczne harmonogramy lub opcje telepracy do swoich pracowników, które mogą pomóc im zrównoważyć pracę i obowiązki osobiste. Oczywiście, może to nie zadziałać w przypadku każdego rodzaju pracy, ale zawsze warto to rozważyć.
Tworząc harmonogram pracownika, upewnij się, że jest on łatwy do zrozumienia dla pracownika. Skomplikowany harmonogram jest trudny do wykonania. Harmonogram powinien być łatwy do zrozumienia dla kogoś w ciągu kilku sekund.
Narzędzia
Planowanie harmonogramu pracownika jest ważnym aspektem prowadzenia udanego biznesu. Dobry plan obejmuje określenie, jakie zmiany muszą być wypełnione i ilu pracowników powinno być dostępnych w każdym czasie. Wykorzystanie analityki siły roboczej może pomóc w zaplanowaniu dobrze zbalansowanego harmonogramu.
Dostępność pracownika powinna być regularnie weryfikowana. Może to pomóc w dokonaniu korekt w harmonogramie, jeśli wnioski o urlop nakładają się na siebie. Monitorowanie dostępności puli zasobów związanych z rolami o znaczeniu krytycznym może również pomóc w zapewnieniu, że masz do dyspozycji najlepsze możliwe talenty. Oprogramowanie do tworzenia harmonogramów pracowniczych może być cennym źródłem danych, zwłaszcza dla menedżerów.
Harmonogramy pracowników powinny być łatwo dostępne z każdego miejsca. Zamiast prosić ludzi, aby sprawdzić harmonogram na stronie internetowej firmy, należy mieć narzędzie, które pozwala pracownikom na przeglądanie go online. To sprawia, że łatwo dla pracowników, aby zobaczyć, co ich zmiany są i reagować na nich odpowiednio. Aplikacje takie jak AttendanceBot ułatwić to zadanie i dać pracownikom dostęp do swoich harmonogramów w podróży. Dodatkowo, aplikacje te pozwalają użytkownikom łatwo aktualizować nazwy na harmonogramie, gdy zamieniają zmiany.
Pracownicy mogą być grupowane przez ich tytuł lub przez ich nazwę. Kalendarz pomoże Ci śledzić godziny i upewnić się, że pracownicy pracują podczas ważnych dat. Dodawanie notatek i przypomnień może pomóc zaplanować lepszy harmonogram. Harmonogram pracownika będzie łatwiejszy do zarządzania, jeśli będzie dokładny i często aktualizowany.
Znajomość swojej firmy i jej potrzeb jest ważna przy planowaniu harmonogramu pracownika. Kopanie trochę głębiej i zrozumienie, jak wszystko działa, pozwoli Ci zbudować harmonogram, który pasuje zarówno do potrzeb biznesowych, jak i harmonogramu pracy Twoich pracowników. Tworząc harmonogram z wyprzedzeniem, możesz zminimalizować szansę na nieoczekiwane niespodzianki i wprowadzić zmiany, zanim będzie za późno.
Zastępca jest jednym z najbardziej popularnych opcji planowania pracowników. Jest on używany przez duże firmy, takie jak Nike, Amazon, i Ace Hardware. To kompleksowe rozwiązanie programowe pozwala zarządzać harmonogramami pracowników, śledzić frekwencję i poprawić koszty pracy. Oferuje również funkcję automatycznego planowania, co pozwala na tworzenie harmonogramów, które pasują do preferencji pracowników.
Preferencje pracowników
Jeśli chcesz zaplanować pracowników skutecznie, należy poprosić ich o wskazanie ich dostępności i preferencji pracy. Zapewni to, że najlepsi pracownicy będą pracować w godzinach szczytu. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy są najlepsi w godzinach południowego szczytu, powinieneś zaplanować ich w tych godzinach. Podobnie, jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy byli osobiści, spróbuj zaplanować ich w wolnych godzinach wieczornych.
Niektórzy pracownicy chcą pracować dłużej w dni powszednie, podczas gdy inni mogą chcieć pracować mniej. Poproszenie pracowników o trzy godziny wolnego w porze lunchu to świetny sposób na dostosowanie się do preferencji pracowników, a jednocześnie zaspokojenie potrzeb kadrowych. Dodatkowo, pozwala to uniknąć płacenia za dodatkową pracę w czasie, gdy firma nie jest szczególnie zajęta.
Prowadź szczegółowy rejestr dostępności pracowników. W ten sposób menedżerowie mogą sprawdzić, czy zmiany są rozsądne i czy pracownicy są dostępni do pracy w dodatkowych godzinach w ciągu tygodnia. Jeśli to możliwe, powiadom swoich pracowników z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, aby mogli zaplanować swój harmonogram wokół innych zobowiązań.
Planując harmonogram pracownika, weź pod uwagę zasady i przepisy obowiązujące w Twojej firmie. Zasady te powinny być przedstawione w umowie o zatrudnieniu i podręczniku pracownika. Możesz również regularnie prosić o informacje zwrotne od swoich pracowników. Zwiększy to zaangażowanie pracowników i ich produktywność. Dodatkowo, pozwoli to pracownikom zrozumieć, kiedy są ich szczytowe okresy.
Godziny szczytu w Twojej firmie mogą również pomóc Ci określić, ile godzin powinni pracować Twoi pracownicy. W tym czasie korzystne może być zaplanowanie większej liczby pracowników wieczorami lub posiadanie pracowników sezonowych. Można również odnotować wszelkie okresy o dużym natężeniu ruchu w firmie, takie jak lokalne wydarzenia i święta.
Unikanie konfliktów w harmonogramie
Planując harmonogram pracownika, należy w miarę możliwości unikać konfliktów w harmonogramie. Konflikty te mogą tworzyć negatywną atmosferę w biurze i prowadzić do zmniejszenia produktywności i braku zaangażowania pracowników. Może to prowadzić do słabej wydajności, słabej obsługi klienta i spadku rentowności. Chociaż powinieneś szanować preferencje swoich pracowników, ważne jest, aby zachować obiektywizm.
Jednym z najczęstszych rodzajów konfliktów w harmonogramie jest nakładanie się. Dzieje się tak, gdy dwa wydarzenia są zaplanowane na ten sam czas. Oznacza to, że nie można poświęcić pełnej uwagi żadnemu z nich. Idealnie byłoby, gdyby jeden menedżer zajmował się całym planowaniem, ale jeśli nie ma jednej osoby, która nadzorowałaby ten proces, może to prowadzić do konfliktów.
Unikanie konfliktów planowania jest kluczową częścią utrzymania miejsca pracy wydajne. Są one nie tylko frustrujące dla pracowników, ale mogą być szkodliwe dla firmy. Istnieją jednak sposoby, aby zminimalizować konflikty harmonogramów i rozwiązać je szybko i skutecznie. Wdrożenie dobrych procesów i narzędzi, które poprawiają komunikację i współpracę w organizacji. Na przykład, za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc zaplanować projekty i stworzyć harmonogramy. Narzędzia te dają również więcej możliwości, takich jak wyświetlanie wąskich gardeł i konfliktów kalendarzowych.
Unikanie konfliktów w harmonogramie to pierwszy krok do zapewnienia, że wszyscy pracują według tego samego harmonogramu. W miejscu pracy konflikty planowania mogą wystąpić, gdy dwa lub więcej zadań konkuruje o jeden przedział czasowy. Może to prowadzić do podwójnych zmian lub zbyt wielu pracowników na jednej zmianie. Stwarza to wiele stresu dla pracodawców i pracowników, więc upewnienie się, że wszyscy pracują razem jest kluczowe.
Konflikty związane z planowaniem mogą wynikać ze słabej komunikacji lub słabej organizacji, ale są również wskaźnikami słabych oczekiwań. Ważne jest zapewnienie narzędzi i informacji, które pozwolą zapobiec konfliktom i poprawić komunikację w miejscu pracy. Zespół powinien mieć wspólny kalendarz i jasno komunikować wszelkie zmiany zadań. Utrzymywanie otwartej komunikacji zmniejszy wypalenie i wzmocni ich.
Zobacz także:
- Czy 12 kwietnia wracamy do szkoły: wszystko co musisz wiedzieć
- Jak zdobyć stanowisko dla pracownika, aby był bezpieczny
- Dlaczego warto szkolić pracowników?
- Jak przekonać pracownika, by nie dał się zwolnić
- Specjalista ds. planowania produkcji – jakie są zarobki i możliwości rozwoju w 2023 roku
