Istnieje wiele sposobów na optymalizację kosztów w firmie. Obejmują one identyfikację marnotrawnych wydatków, nadanie priorytetu pracom o wysokiej wartości, zaangażowanie zespołów biznesowych oraz wykorzystanie kart kredytowych do redukcji kosztów. Pierwszym krokiem jest określenie głównych czynników generujących koszty w firmie. Pomoże to zdecydować, które obszary wymagają poprawy. Należy jednak unikać podejścia uniwersalnego, które może zahamować długoterminowe oszczędności. Na przykład międzynarodowa spółka naftowa ma różne cele w zakresie optymalizacji kosztów personelu, łańcucha dostaw, utrzymania ruchu i logistyki.
Identyfikacja źródeł marnotrawnych wydatków
Identyfikacja źródeł marnotrawnych wydatków to ważny pierwszy krok w oszczędzaniu pieniędzy. Firmy powinny przeprowadzać okresowe audyty swoich procesów w celu identyfikacji marnotrawstwa. Alternatywnie mogą utworzyć stały komitet ds. efektywności, który może identyfikować i eliminować marnotrawstwo. Komitet ds. efektywności powinien zapewnić, że nowe możliwości redukcji marnotrawstwa są dokładnie sprawdzane.
Marnotrawstwo może prowadzić do strat w sprzedaży, zniszczenia marki, wydłużenia czasu realizacji i wyższych kosztów przeróbki. Całościowy przegląd operacji biznesowych może uwolnić kapitał, który można zainwestować w nowe przedsięwzięcia, nagrodzić lojalnych pracowników i przyspieszyć wprowadzanie nowych pomysłów na rynek. Dodatkowo, firmy, które uważnie obserwują marnotrawstwo, są szczuplejsze i lepiej reagują na zmiany rynkowe. To czyni je bardziej konkurencyjnymi na rynku.
W ostatnich latach wiele organizacji zaczęło przyglądać się kosztom opieki zdrowotnej. Marnotrawne wydatki mogą obejmować niepotrzebną diagnostykę i dublowanie badań. Może również obejmować nadmierną papierkową robotę. Jedno z ostatnich badań przeprowadzonych przez American Health Policy Institute i VBID Health wykazało, że marnotrawne wydatki stanowią 20 procent całkowitych środków w amerykańskim systemie opieki zdrowotnej, co odpowiada 2 miliardom dolarów u 35 dużych pracodawców. Badanie to jest zgodne z innymi, które pokazują, że marnotrawstwo stanowi 30-40 procent ogólnych wydatków na opiekę zdrowotną.
W badaniu oceniono 15 samoubezpieczonych firm i zidentyfikowano znaczące możliwości oszczędności. Nie zmierzono jednak oszczędności dla uczestników i pacjentów. Badanie to stanowi dobry pierwszy krok w identyfikacji źródeł marnotrawstwa wydatków w firmie. Należy zauważyć, że te oszczędności stanowią jedynie niewielką część całkowitych oszczędności.
Nadawanie priorytetów pracy o wysokiej wartości
Jednym ze sposobów optymalizacji kosztów jest nadawanie priorytetów pracy o wysokiej wartości. Podejście to polega na rozdzieleniu zadań na ich odpowiednie kategorie. Na przykład, priorytetyzacja wewnętrzna skupia się na konkretnych rozwiązaniach, podczas gdy priorytetyzacja zewnętrzna skupia się na funkcjach wysokiego poziomu i abstrakcyjnych wynikach dla użytkownika.
Różne organizacje stosują różne metody nadawania priorytetów pracom o wysokiej wartości. Niektóre organizacje nadają priorytety pracom na podstawie ich lokalizacji geograficznej, podczas gdy inne skupiają się na poziomie wpływu lub krytyczności każdej funkcji. Na przykład, firmy detaliczne zazwyczaj nadają priorytety klientom i produktom w inny sposób niż łańcuchowi dostaw. Podobnie organizacje reklamowe i marketingowe mogą nadawać priorytety swoim kanałom w oparciu o ich wyniki.
Zarządzając pracą swojego zespołu, należy bezwzględnie określić, jakie zadania są najważniejsze. Duże projekty wymagają wysokiego poziomu planowania i współpracy. Zadania o średniej wartości są mniej ważne, ale nadal wrażliwe na czas. Obejmują one komunikację mailową, spotkania i organizację projektu. Te zadania, które należą do kategorii o niskiej wartości, można przesunąć na późniejszą część tygodnia lub nawet w ogóle z nich zrezygnować.
Innym sposobem nadania priorytetu pracom o wysokiej wartości jest spojrzenie na koszty w kontekście wartości. Na przykład, praca w jednym wydaniu może być zastosowana do przypadków użycia w innym. W ten sposób pozostały czas powinien zostać wykorzystany na kolejny przypadek użycia o najwyższej wartości. Takie podejście można wykorzystać do zarządzania kosztami w firmie.
Podobnie zespoły, którym brakuje zasobów, mogą być zmuszone do wyboru projektów o niskim nakładzie. Co więcej, inicjatywy o wysokiej wartości mogą być niemożliwe do zrealizowania przy dostępnych zasobach. Oznacza to, że inicjatywy o wysokiej wartości powinny być traktowane priorytetowo w stosunku do projektów o niskim nakładzie. Ponadto grupa powinna uzgodnić względne wagi każdego czynnika wartości.
Ostatecznie nadanie priorytetu pracom o wysokiej wartości przynosi korzyści wszystkim. Zwiększa ich szanse na sukces, promuje rozwój kariery i zapewnia bezpieczeństwo zatrudnienia. Buduje również reputację na rynku. Jest to podobne do posiadania zwycięskiej drużyny. Jeśli chcesz zostać mistrzem piłki nożnej, chciałbyś zatrzymać jak najwięcej osób. Jednak jeśli jesteś odnoszącą sukcesy drużyną NFL, twoja gwiazda – rozgrywający – będzie prawdopodobnie najważniejszą pozycją.
Angażowanie zespołów biznesowych
Specjaliści IT muszą ściśle współpracować z zespołami biznesowymi, aby napędzać plany optymalizacji i budować wzajemne zaufanie. Dzięki regularnym rozmowom zespoły IT mogą kształtować potrzeby infrastrukturalne i minimalizować kosztowne niestandardowe żądania, optymalizując jednocześnie standardowe oferty. Ważne jest, aby uzgodnić priorytety i strategię realizacji planów optymalizacji.
Wykorzystanie kart kredytowych do obniżenia kosztów
Akceptowanie kart kredytowych otwiera drzwi do szerszej bazy potencjalnych klientów. Wielu konsumentów i właścicieli firm woli używać kart kredytowych przy zakupie towarów i usług, a nie oferowanie tej opcji spowoduje, że klienci pójdą gdzie indziej. W rezultacie, akceptowanie kart kredytowych nie tylko pomoże Twojej firmie utrzymać klientów, ale także obniży koszty ogólne.
Używanie kart kredytowych do wydatków firmowych pozwala firmom lepiej kontrolować wydatki i negocjować z dostawcami. Może to jednak wiązać się z pewnym ryzykiem. Ważne jest ustalenie jasnej polityki i wytycznych dla pracowników. Polityka wydatków i roczna umowa z użytkownikiem karty powinny jasno określać rodzaje wydatków i wymagane dowody zakupu. Polityka powinna również określać proces dyscyplinarny za nieprzestrzeganie zasad.
Zobacz także:
- Czym jest poduszka finansowa w firmie i dlaczego warto ją mieć?
- Jak oszczędzać pieniądze mając niewielkie dochody
- Jaka jest rola sekretarza w przedsiębiorstwie?
- Jaki kredyt przy zarobkach 6000 zł netto – poradnik 2023
- Starszy specjalista ds. zakupów – ile można zarobić na tym stanowisku?
